Guia Chatwoot

Comunidad Educativa ElHilar — WhatsApp Nurture Bot

Acceso

URLchat.pabesfu.com
InboxWhatsApp ElHilar (Twilio)
BotElHilar Nurture AI (responde automaticamente)

Usuarios

NombreEmailRol
Pablo Estrada[email protected]Admin
Gisela Cordero[email protected]Admin
Juan Antonio Sanchez Navarro[email protected]Agente

Estados de conversacion

Chatwoot tiene 4 estados fijos. No se pueden crear estados personalizados.

EstadoSignificadoBot responde?
Pending Nueva conversacion, bot la maneja Si
Open Humano tomo la conversacion No (asignada a agente)
Snoozed Pospuesta, reaparece despues No
Resolved Cerrada / archivada No
Si un padre escribe a una conversacion Resolved, Chatwoot la reabre automaticamente a Open. El bot decide si responde segun la fase interna (SQLite).

Labels (Etiquetas)

Los labels indican el motivo por el que se cerro una conversacion. Aparecen en el sidebar izquierdo de Chatwoot para filtrar.

LabelSignificadoComo se aplica
agendado Padre agendo visita Automatico (bot detecta cita)
completado Proceso termino exitosamente Manual (endpoint /complete)
perdido 14 dias sin respuesta + 2 follow-ups Automatico (cron)
nocalifica Descartado manualmente Manual (endpoint /disqualify)

Como filtrar por label

  1. En el sidebar izquierdo, busca la seccion Labels
  2. Haz clic en el label que quieras filtrar (ej: agendado)
  3. Veras solo las conversaciones con ese label

Como agregar un label manualmente

  1. Abre la conversacion
  2. En el panel derecho, busca Conversation Actions
  3. En el campo Label, escribe el nombre
  4. Seleccionalo del dropdown

Flujo de conversacion

Padre escribe ──> Pending (bot responde automaticamente) | |── Bot detecta cita ──────> Open + asignada a Gisela [label: agendado] | |── Padre pide humano ─────> Open + asignada a Gisela | |── 14 dias sin respuesta ─> Resolved [label: perdido] | |── Manual: no califica ───> Resolved [label: nocalifica] | └── Manual: completado ────> Resolved [label: completado]

Acciones comunes

Tomar una conversacion del bot

  1. Abre la conversacion (estara en Pending)
  2. Haz clic en "Assign to me" o asignala a otro agente
  3. El status cambia a Open — el bot deja de responder
  4. Responde al padre directamente desde el editor

Devolver una conversacion al bot

  1. Quita la asignacion del agente (clic en el agente asignado > Remove)
  2. Cambia el status a Pending (boton de status arriba a la derecha)
  3. El bot retomara cuando el padre escriba

Resolver una conversacion

  1. Haz clic en el boton Resolve (arriba a la derecha)
  2. La conversacion desaparece del inbox activo
  3. Para encontrarla despues: filtro Resolved

Reabrir una conversacion resuelta

  1. Filtro > Resolved
  2. Abre la conversacion
  3. Clic en Reopen

Buscar un contacto

  1. Usa el buscador (lupa) arriba del sidebar
  2. Busca por nombre o telefono
  3. Tambien puedes ir a Contacts (icono de personas en el sidebar)

Endpoints API

Base URL: https://elhilar.pabesfu.com — Todos requieren ?token=ADMIN_TOKEN

POST /disqualify

Marca como nocalifica. Bot deja de responder permanentemente.

POST /disqualify?token=TOKEN&conversation_id=14&reason=Fuera de zona

Hace: SQLite > NOCALIFICA + Chatwoot > label + resolved + HubSpot > lead Disqualified + nota

POST /complete

Marca como completado. Proceso termino exitosamente.

POST /complete?token=TOKEN&conversation_id=19¬e=Inscripcion finalizada

Hace: Chatwoot > label + resolved + HubSpot > lead Qualified + nota

GET /stats

Conversaciones por fase, por origen, totales.

GET /escalations

Preguntas que el bot no pudo responder (fuera de KB).

GET /reports

Funnel, deal pipeline, actividad semanal, analisis por origen.

GET /health

No requiere token. Health check del servicio.

Notas privadas

Las notas privadas son mensajes visibles solo para agentes, no para el padre.

Escribir una nota privada

  1. En el editor de mensajes, cambia a la pestana "Note" (amarilla)
  2. Escribe tu nota
  3. Enviar — solo la veran los agentes

Notas automaticas del bot

TipoEjemplo
Cita agendadaCITA AGENDADA — Familia (Hijo). Deals: 123.
Asignacion proactivaAsignacion proactiva (24h sin respuesta)
Descalificacion[NOCALIFICA: Fuera de zona]
Completado[COMPLETADO: Inscripcion finalizada]

Troubleshooting

"El bot no le respondio a un padre"

  1. Verifica el status: si es Open con agente asignado, el bot no responde
  2. Para que el bot retome: quita agente + cambia a Pending

"Quiero que el bot deje de responder"

Temporal: asigna la conversacion a un agente

Permanente: usa /disqualify o asigna y resuelve manualmente

"Un padre que estaba en Resolved volvio a escribir"

Chatwoot reabre automaticamente a Open.

Si la fase era LOST: bot responde y reactiva (vuelve a DISCOVERY)

Si la fase era NOCALIFICA: bot no responde (permanente)

"Quiero ver el historial completo de un contacto"

  1. Clic en el nombre del contacto en el panel derecho
  2. Seccion Previous Conversations muestra todo el historial

Resumen por fase del bot

Fase botStatus ChatwootAsignado aLabel
GREETING Pending — —
DISCOVERY Pending — —
INFORMING Pending — —
PROPOSING Pending — —
BOOKED Open Gisela agendado
ESCALATED Open Gisela —
LOST Resolved — perdido
NOCALIFICA Resolved — nocalifica
ElHilar Nurture Bot — Autonomous